ความเป็นมา
เนื่องจากบริษัท EasyDrink จำกัด ได้ทำการเปิดบริษัทขึ้นมาทำธุรกิจขนาดกลางในปี พ.ศ.2554 เปิดมาเพื่อทำการขายเครื่องดื่มใหม่ที่ทำจากผัก ผลไม้และสมุนไพรไทยไปยังตลาด ด้วยการออกแบบที่ทันสมัยและเพิ่มเทคโนโลยีสำหรับการผลิต มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้การพัฒนาธุรกิจและการเพิ่มค่าของสินค้าที่ผลิตโดยเกษตรกรไทย ตลาดเป้าหมายจะผู้บริโภคหนุ่มสาวมีจำนวนแผนกรวม 6 แผนก คือแผนกฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดส่งสินค้า และฝ่ายขาย
โครงสร้างองค์กร
ภารกิจหลักของบริษัท
1. นำเสนอสิ่งดีให้กับลูกค้า
2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในรสชาติเครื่องดื่ม
วัตถุประสงค์ของบริษัท
1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
2. เพื่อขยายกิจการ
3. เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน
5. เพื่อให้บริษัทมีความมั่นคง
เป้าหมายของบริษัท
สร้างผลกำไรสูงสุด
ความหมายของแต่ละแผนก
แผนกผลิต ทำหน้าที่ผลิตสินค้าให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า
ปัญหาแผนกผลิตสินค้า
1. ปัญหาการผลิตสินค้าเกิดการล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด และไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด และไม่ต้องการที่กำหนดไว้
2. สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ
แผนกจัดซื้อ หมายถึงธุรกิจหรือองค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ, กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร
ปัญหาแผนกจัดซื้อ
1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก
3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
แผนกจัดส่งสินค้า มีหน้าที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
ปัญหาแผนกจัดส่งสินค้า
1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารทุกชนิด จัดเอกสารภายในแฟ้ม ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ถ้าข้อมูลสูญหาย จะทำให้ไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าอาจใช้เวลานาน เนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
แผนกบัญชี หน้าที่จัดการเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหารโดยผู้รับผิดชอบสั่งซื้อจากแผนกการขาย
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเงินหากสูญหายบริษัทก็ได้รับความเสียหายจำนวนมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ล่าช้า และไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดความผิดพลาด หรือเอกสารไม่ถูกต้อง
แผนกขาย มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกการขายจะมีการเก็บข้อมูลลูกค้าที่สั่งซื้อและข้อมูลการส่งของ
ปัญหาแผนกการขาย
1. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารแต่ละชนิดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้ม
2. ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีเยอะ และจัดเก็บไว้หลายที่
3. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามรถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังมาเป็นระบบ
4. ข้อมูลมีการซับซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อของหลายครั้ง แต่พนักงานขายเก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
5. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
แผนกคลังสินค้า แผนกสินค้ามีหน้าที่ตรวจสอบสินค้าและรับซ่อมสินค้าจากแผนกการขายสินค้าเพื่อจัดส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิด
2. เปลืองพื้นที่ในการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารข้อมูลหายได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้
ปัญหาระหว่างแผนก
แผนกการผลิต – แผนกจัดซื้อ
-วัตถุดิบในการผลิตมาล่าช้าทำให้เกิดปัญหาสินค้าขาดตลาด
แผนกจัดซื้อ – แผนกการผลิต
-ลายการสินค้าหล่นหายไม่สามารถจัดซื้อของตามรายการได้
แผนกการผลิต – แผนกการคลัง
-ไม่รู้จำนวนสินค้าว่าเหลือมากน้อยเพียงใด
แผนกการคลัง - แผนกการผลิต
-ปัญหาการจัดเก็บเป็นสินค้า การเคลื่อนย้ายสินค้า
แผนกการผลิต – แผนกจัดส่งสินค้า
-ไม่รู้จำนวนสินค้าที่ส่งออกไปแล้ว
แผนกการผลิต-แผนกการขาย
-รายการสินค้าที่มาจากแผนกการขายเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
-อาจมีรายการสินค้าตกหล่นไม่ชัดเจน
แผนกจัดซื้อ – แผนกบัญชี
-การเบิกเงินในการซื้อมีความล้าช้า
-บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นนอนในการจัดซื้อ
แผนกจัดซื้อ-แผนกผลิตสินค้า
-การจัดซื้ออุปกรณ์การผลิตอาจไม่ตรงกับวัตถุประสงค์
แผนกบัญชี – แผนกจัดส่งสินค้า
-ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดให้แผนกบัญชีทราบบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้เพราะต้องทราบยอดสินค้าและคงเหลือแต่ละงวด
แผนกการคลัง-แผนกผลิตสินค้า
-ปัญหาการจัดเก็บเป็นสินค้า การเคลื่อนย้ายสินค้า
แผนกบัญชีกับจัดส่งสินค้า
-ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดให้แผนกบัญชีทราบบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้เพราะต้องทราบยอดสินค้าและคงเหลือแต่ละงวด
สรุปปัญหาทั้งหมด
1.เอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระบบ
2.เปลื้องพื้นที่ในการจัดเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บไว้ภายในแฟ้ม
3.ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4.เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเงินหากสูญหายบริษัทจะได้รับความสูญหายมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินตรวจสอบได้ช้าไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดหรือเอกสารไม่ถูกต้อง
7. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดการผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ผิดพลาดในการตรวจเช็คได้
8. ข้อมูลมีการซ้ำช้อน – เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสิ้นค้าหลายครั้งพนักงานขายก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
9. ถ้าข้อมูลสูญหาย จะเกิดความเสียหายกับทางบริษัท
10. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้า อาจใช้เวลานาน เพราะจะต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
11. สั่งสินค้าแล้วไม่มาตามกำหนดการณ์
12. สินค้าได้ไม่ครบตามจำนวนการสั่งซื้อ
13. สินจัดซื้อไม่ตรงตามต้องการ
14. การเบิกเงินมีการล่าช้า
15. บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นอน
16. การล่าช้าในการจัดซื้ออุปกรณ์การผลิต
17. บัญชีไม่ทราบการเบิกจ่ายเงินในแต่ละแผนก
18. การผลิตสินค้าไม่พอสำหรับความต้องการในตลาด
19. รายการสินค้าเพิ่มมาจากการขายทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
20. อาจมีการตกหล่นทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามยอดที่แน่นอน
21. ปัญหาการจัดเก็บสินค้าการเคลื่อนย้ายจากฝ่ายผลิตไปยังคลัง
22. ปัญหาลุกค้าชำระเงินแล้วมัดจำเงินแล้ว
ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา
1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
งบประมาณที่บริษัทจัดสรร 300,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ
2.จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำจึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อขายครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้าและทำให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าในสต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย และทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา ตรงตามความต้องการของลูกค้า
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด จากตารางต่อไปนี้
การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
ขั้นตอนที่ 1
ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
งบประมาณที่บริษัทจัดสรร 300,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ
2.จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำจึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อขายครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้าและทำให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าในสต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย และทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา ตรงตามความต้องการของลูกค้า
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด จากตารางต่อไปนี้
3.เลือกระบบที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าระบบพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว เห็นควรว่าจะต้องนำ ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ
เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำ ให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้
จากการพิจารณาระบบทั้ง 4 ระบบตามวัตถุประสงค์ ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์ จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับรายจ่ายและสั่งซื้อสินค้า ซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท และทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น 3 ทางเลือก
การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชี
วัตถุประสงค์
โครงการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบงานบัญชีที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท A มารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
• ระบบจะต้องสามารถทำเกี่ยวกับรายรับ และ รายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า
• ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
• ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
• ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
• ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
• การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
• การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
• ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
• เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้
• ยากต่อการหาข้อมูล
• การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
• ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
• ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
• สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้
• สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
• สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
• การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดซื้อ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
• บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า
• บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท
• บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
• ขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีในบริษัทที่มีความรวดเร็ว
• ค่าสั่งจอง-การซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
• สามารถจัดเก็บยอดรายรับ-จ่ายของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า
• การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
• ลดระยะเวลาในการทำงาน
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบของบริษัท Easy Drink เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของ ของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7. การซ่อมบำรุงระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท Easy Drink ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
• จัดเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
• ประหยัดระยะเวลารายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
• การตรวจสอบการสั่งจองสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
• เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
• กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
• วางแผนการทำงานของระบบใหม่
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์
1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของระบบบัญชี มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า
2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับรายจ่าย ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
• เขียนโปรแกรม
• ทดสอบโปรแกรม
• ติดตั้งระบบ
• จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ
อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ รายรับ-รายจ่าย ระบบการสั่งซื้อสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 7 เครื่อง
3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 4 เครื่อง
4. อุปกรณ์ต่อพวง 12 ชุด (ตามความเหมาะสม)
ประมาณการใช้งบประมาณ
1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ 120,000 บาท
2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน 75,000 บาท
2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน 75,000 บาท
3. ค่าบำรุงรักษาระบบ 35,000 บาท
รวม 230,000 บาท
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่เดือน มกราคม – มิถุนายน 2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด
ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนา ระบบรายรับ-รายจ่าย ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว
ออกสังเกตการณ์
บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการสังเกตการณ์ สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
• การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
• การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
• ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
• เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและ
สูญหายได้
• ยากต่อการหาข้อมูล
• การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
• ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
• สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้
• สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
• สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 4
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ ระบบพัฒนาระบบงานบัญชี บริษัท Easy Drink
ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่(System Requirement Structuring)
อธิบาย Context Diagram
จาก Context Diagram ของระบบรายรับ-รายจ่าย ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบรายรับ-รายจ่ายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้
แผนกการขาย
- แผนกการขายจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงิน,ข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนและข้อมูลรายจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายงานยอดขายทั้งหมดกลับมาให้แผนกขาย
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกขายกลับมา
แผนกบัญชี
- ต้องการรับทราบยอดขายในแต่ละเดือน
- ต้องการข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
- ส่งข้อมูลเบิกจ่ายของแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายงานใบเสร็จรับเงินทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
- ระบบจะส่งรายงานรายรับ-รายจ่ายทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกบัญชีกลับมา
แผนกการคลัง
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการคลัง
แผนกจัดส่งสินค้า
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดส่งสินค้า
แผนกจัดซื้อสินค้า
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดซื้อสินค้า
แผนกการผลิต
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการผลิต
Data Flow Diagram Level 0
อธิบาย Data flow Diagram Level 0
จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
Process 1.0
แผนกขายส่งข้อมูลยอดขายให้กับระบบ ระบบจะนำข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขาย
แผนกขายส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงินให้กับระบบ ระบบจะนำข้อมูลใบเสร็จรับเงินไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินแล้วระบบจะทำการประมวลผมรายรับจากใบเสร็จรับเงินออกมาเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายรับ
Process 2.0
แต่ละแผนกจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายของแผนกนั้นไปให้ระบบ ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปให้แผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามาแล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามา
แล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลจากแฟ้มการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกไปเก็บรวบรวมไว้ที่ แฟ้มข้อ มูลรายจ่ายทั้งหมด
Process 3.0
ระบบจะทำการสั่งพิมพ์รายงาน รายรับ-รายจ่ายให้กับแผนกบัญชีโดยดึงข้อมูลจกแฟ้มข้อมูลรายรับและแฟ้มข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดมาพิมพ์ให้กับแผนกบัญชี
ระบบจะทำการสั่งพิมพ์ รายงานใบเสร็จรับเงิน โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินมาพิมพ์
ระบบทำการสั่งการพิมพ์รายงานยอดขายทั้งหมดให้กับแผนกการขายโดยระบบจะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลยอดขายมาพิมพ์
อธิบาย Data flow Diagram Level 1
Process 1.1
ได้รับข้อมูลยอดขายจากแผนกขาย ระบบจะส่งข้อมูลยอดขายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขายทั้งหมด
Process 1.2
ได้รับข้อมูลใบเสร็จรับเงินจากแผนกขาย ระบบจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงินไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
Process 1.3
ได้รับข้อมูลในใบเสร็จจากแฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินแล้วนำมาประมวลผลคิดค่ารายรับที่ได้ออกมา แล้วส่งข้อมูลรายรับไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายรับ
Process 2.1
แผนกการขายส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกขาย ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกขาย แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกขาย
Process 2.2
แผนกบัญชีส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกบัญชีระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกบัญชีแล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกบัญชี
Process 2.3
แผนกจัดส่งสินค้าส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกจัดส่งสินค้า ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกจัดส่งสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกจัดส่งสินค้า
Process 2.4
แผนกจัดซื้อสินค้าส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกจัดซื้อสินค้า ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกจัดซื้อสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกจัดซื้อสินค้า
Process 2.5
แผนกคลังสินค้าขายส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกคลังสินค้า ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกคลังสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกคลังสินค้า
Process 2.6
แผนกการผลิตส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกการผลิตระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกการผลิต แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกการผลิต
Process 2.7
ระบบรวมยอดรายจ่ายจะได้รับข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายของทุกแผนกแล้วจะส่งยอดรวมรายจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบ User Interface
รูปที่ 1
รูปที่ 2
รูปที่ 3
รูปที่ 4
ให้ทำการเพิ่มข้อมูล โดยการกรอกข้อมูล ลำดับที่ ว่าทำการเบิกจ่ายเป็นครั้งที่เท่าไร และกรอกวันที่ เรื่องที่ต้องการเบิกที่หัวข้อการการเบิกจ่าย ว่านำเงินจากกการเบิกจ่ายไปใช้จ่ายอะไร จำนวนเงินเบิกจ่าย และลงชื่อผู้เบิกจ่าย กดปุ่มบันทึก เพื่อจัดเก็บข้อมูล คลิกปุ่มแก้ไข เพื่อแก้ข้อมูลที่อาจกรอกผิดพลาด และคลิกปุ่มพิมพ์เพื่อทำการ พิมพ์ข้อมูลการเบิกจ่าย
รูปที่ 5
แสดงลำดับผู้สั่งซื้อ ชื่อผู้สั่งสินค้า จำนวนที่สั่ง ราคา วันที่ และผู้รับเงิน ถ้ากดปุ่มบันทึก จะทำการจัดเก็บข้อมูลที่ลูกค้าสั่งซื้อ และคลิกปุ่มพิมพ์ข้อมูล เพื่อพิมพ์ข้อมูลที่ลูกค้าสั่งซื้อ
ขั้นที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ
ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานรายรับ-รายจ่าย เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
แนะนำ โปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย
โปรแกรมระบบรายรับ-จ่าย เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบ ได้แก่
ระบบรายรับเป็นระบบที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายรับทั้งหมดของบริษัท สามารถเพิ่ม แก้ไข บันทึกข้อมูลได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมาระบบรายรายจ่าย/ที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายทั้งหมดของบริษัท สามารถเพิ่ม แก้ไข บันทึกข้อมูลได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมา
การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน
ขั้นที่ 7
การซ่อมบำรุง
การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น